Ton club sur ArbiRef : du mail d'activation à la saison suivante.

Activer son compte

Dès réception du mail · le lien vaut 7 jours

1. Ouvre le mail « ArbiRef — Active ton compte » et touche Choisir mon mot de passe. Pense à regarder les indésirables.
2. La page Nouveau mot de passe s'ouvre au nom du club : 8 caractères au moins, Générer en propose un, confirme-le, puis Enregistrer le nouveau mot de passe.
3. Connecte-toi avec ton adresse e-mail : c'est ton identifiant, majuscules ou minuscules sans importance. Si l'écran de connexion affiche « Ce club est directement accessible sur… », ouvre cette adresse et mets-la en favori : plus de club à sélectionner.

L'administrateur ne choisit jamais le mot de passe de quelqu'un. Ni à la création, ni après : chacun le choisit par le lien reçu. Le lien a expiré ? Mot de passe oublié ? en envoie un nouveau : une invitation de 7 jours tant que tu n'as jamais choisi de mot de passe, un lien d'1 heure ensuite. Un nouveau lien ne raccourcit jamais un lien encore valable.

Se repérer : la visite et les premiers pas

À la première connexion · 5 minutes

1. L'appli s'ouvre sur Matchs pour l'encadrement, sur Agenda pour un arbitre ou un parent. La visite de bienvenue s'y lance une fois. Mon profil → Visite guidée → Revoir la bienvenue la rejoue.
2. Au-dessus, la liste Premiers pas coche d'elle-même ce qui est fait et mène à l'écran de chaque étape. Elle disparaît quand tout est coché. Pour un arbitre, Consulte tes désignations mène à son Agenda.
3. Pour un admin, ce qui concerne le club est dans le menu Administration : Comptes, Grille d'observation, Désignations, Audit… Sur téléphone, l'encadrement a Matchs · Désigner · Évals · Dispos · Plus, et Administration est dans Plus.

Liste masquée par erreur ? Masquer la retire de l'écran d'accueil. Mon profil → Visite guidée → Réafficher les premiers pas la ramène.

Faire entrer arbitres et accompagnateurs : l'import GestHand

Une fois au démarrage · puis à chaque nouvel export, sans risque

C'est le chemin recommandé : un seul fichier crée les comptes des arbitres et des accompagnateurs, avec leurs licences et leurs dates de naissance.

1. Exporte depuis GestHand le classeur qui porte les onglets Arbitres et Accompagnateurs, en .xlsx. Télécharger le modèle GestHand montre la forme attendue.
2. Administration → Comptes → Importer → onglet GestHand, dépose le fichier. La case Envoyer les invitations est décochée par défaut : laisse-la ainsi pour compléter les fiches avant que quiconque se connecte, ou coche-la pour que chaque compte créé avec une adresse reçoive tout de suite son lien de 7 jours. Puis Importer.
3. Relis le bilan : créés, mis à jour, conflits, les mineurs dont le consentement parental est à attester (Voir les fiches à attester les ouvre) et, si la case était cochée, les invitations envoyées. Puis Comptes existants complétés et Rapport GestHand — lignes écartées, qui donne ses raisons en mots. Chaque ligne se retrouve dans le fichier : « Arbitres, ligne 7 » est la ligne 7 de l'onglet Arbitres.

Ce que l'import crée. Onglet Arbitres : chaque personne au statut Actif reçoit un compte arbitre, sa fiche et son niveau de la saison, d'après le groupe (JAJ CLUB, JAJ T3, JAJ T2, JAJ T1, JA T3, JA T2, JA T1, JA National). Onglet Accompagnateurs : chaque personne dont la fonction contient « accompagnateur » reçoit un compte accompagnateur. Présente dans les deux : les deux rôles. Un groupe que l'appli ne reconnaît pas laisse la personne sans rôle arbitre, et le rapport le dit (« Groupe non reconnu »).

Une personne déjà présente est complétée, jamais écrasée. L'import la retrouve par sa licence, puis son e-mail, puis son nom, et ne remplit que ce qui est vide : licence et date de naissance. Si le fichier contredit la base (autre licence, deux comptes désignés), il le signale et ne touche à rien.

Case décochée, personne n'est prévenu. Quand les fiches sont prêtes (étape 3), Comptes → Inviter les N comptes sans mot de passe envoie d'un coup l'invitation de 7 jours à chaque compte qui a une adresse et pas encore de mot de passe. La confirmation dit combien partiront, et un compte dont l'invitation court encore n'en reçoit pas une seconde. Reset MDP fait la même chose ligne par ligne. Un compte sans adresse n'a pas d'accès direct : Reset MDP reste grisé, et un mineur passe par le compte d'un parent (étape 5).

Autres chemins. + Ajouter crée un compte à la main : avec un e-mail, l'invitation part dès la création, et l'écran dit si elle est partie. L'onglet ArbiRef importe un fichier Excel au format de l'appli. Et Arbitres → Importer → GestHand crée des fiches seules, sans compte : utile pour suivre des arbitres qui ne se connecteront pas, mais ni invitation ni parent tant que la fiche n'a pas de compte (Créer le compte, depuis la fiche).

Compléter les fiches

Arbitre par arbitre · avant le premier week-end

Menu Arbitres. En tête, quatre compteurs servent de liste de travail : Total, À jour, Pas à jour et, pour un admin, Consentement à attester. Touche un compteur pour filtrer la liste.

1. Date de naissance et licence. Éditer ouvre Modifier l'arbitre. La date de naissance fixe l'âge, donc la catégorie la plus haute qu'il peut arbitrer (colonne Cat. max), le consentement et les parents. La Licence FFHB tient en 13 chiffres ; elle est écrite aussi sur son compte. Modifier enregistre.
2. Niveau de la saison. Dans la même fenêtre, + Ajouter un niveau : niveau, date d'obtention, motif (Certification, Reconduction, Promotion…). Un arbitre est À jour dès qu'il a une ligne de niveau dans la saison affichée.
3. Fiches créées par la synchro. Une fiche née d'une désignation fédérale ou d'une feuille de match porte le badge À valider et un bouton Valider : il confirme que la personne est bien suivie par le club. Il ne pose pas de niveau.
4. Consentement parental. Consentement à attester liste les moins de 16 ans sans attestation ni parent. Rattache un parent (étape 5), ou, si l'accord a été recueilli sur papier, coche Consentement parental obtenu dans Modifier l'arbitre (la même case est dans Comptes → Éditer) et enregistre. Une attestation enregistrée ne se retire pas. Rien n'empêche de créer ou de modifier la fiche avant : elle reste simplement « Consentement à attester ».
5. Compte de connexion. Plus bas dans la même fenêtre, trois cas : « Cet arbitre n'a pas de compte de connexion » (Créer le compte, avec son e-mail) ; « Cet arbitre a un compte, mais sans adresse e-mail » (Ajouter l'adresse lui donne un accès direct, sinon un mineur passe par un parent) ; ou son adresse, avec Renvoyer le lien MDP.
6. Équipes où il joue. Section Équipes où il/elle joue : Rattacher depuis CoachBox si le club l'utilise (licence requise), sinon coche ses équipes et Enregistrer les équipes. Les équipes proposées viennent des abonnements FFHB de la saison (étape 6).

Une fiche évaluée ne se supprime pas : « Suppression impossible », il faudrait d'abord supprimer ses évaluations. Pour une fiche sans évaluation, la confirmation dit ce qui part avec elle : niveaux, désignations, équipes, disponibilités.

Ouvrir l'accès aux accompagnateurs

Après l'import · puis à chaque nouvel accompagnateur

1. L'import GestHand les a créés. Sinon : Comptes → + Ajouter, rôle Accompagnateur, et son e-mail. Un même compte peut cumuler Accompagnateur et Arbitre, ou Administrateur.
2. Si le compte vient de l'import sans invitation, envoie-la (Inviter les N comptes sans mot de passe, ou Reset MDP sur sa ligne). La colonne Dernière connexion dit ensuite qui l'a utilisée : Jamais, puis une date.
3. L'accompagnateur arrive sur Matchs. Arbitres lui montre les fiches, en lecture : ni Éditer, ni Importer, ni Valider.

Ce qu'il peut faire : saisir et modifier des matchs, désigner, consulter la matrice des dispos, évaluer, consulter le reporting. Ce qui reste à l'admin : les comptes, les fiches et les niveaux, les parents, les abonnements FFHB, la grille, la relance des dispos. Quand il évalue un arbitre sans compte, il peut Demander le compte à un administrateur : les admins sont prévenus. Pour évaluer et désigner, voir Évaluer un arbitre et Les désignations.

Rattacher les parents des mineurs

Pour chaque arbitre de moins de 18 ans · deux parents au plus

1. Ouvre la fiche avec Comptes → Éditer, ou Arbitres → Éditer si l'arbitre a un compte. En bas, la section Parents (max 2).
2. La date de naissance doit être enregistrée : sans elle, « Renseigne la date de naissance de l'arbitre pour lui rattacher un parent. » Une date tout juste saisie ne compte qu'une fois la fiche enregistrée. Le rattachement est réservé aux arbitres mineurs.
3. Nouveau parent : nom et e-mail du parent, puis Créer et rattacher. Le parent reçoit l'invitation de 7 jours, et l'écran dit si elle est partie.
4. Compte existant : choisis le compte, puis Rattacher. C'est le geste pour une fratrie : le même parent sur chaque enfant. Rien n'est envoyé. La liste ne propose aucun arbitre mineur : un mineur ne peut pas être le parent d'un autre.
5. Au deuxième parent, le formulaire laisse place à « 2 parents rattachés : c'est le maximum. »

Dès le premier parent, le consentement parental est considéré comme donné et la fiche sort de « Consentement à attester ». Le parent se connecte avec son adresse. Un bandeau lui propose « Tu peux consulter le compte de ton enfant », avec un sélecteur ; sur le compte de l'enfant, il lit « Vue en tant que … » et Revenir à mon compte. Un parent sans autre rôle arrive directement sur son premier enfant, et son agenda propose Toute la famille.

À 18 ans, l'accès des parents se ferme. Le rattachement reste enregistré, mais les parents ne peuvent plus basculer sur son compte, il sort de l'agenda de la famille, et ils ne reçoivent plus rien le concernant. La section Parents (max 2) le dit : « Arbitre majeur : les parents rattachés n'ont plus accès à son compte. » Sans date de naissance, rien ne se coupe.

Retirer demande confirmation, et la fenêtre dit ce qui va se passer : l'enfant et ses parents sont déconnectés de son profil et doivent se reconnecter. Pour le dernier parent d'un moins de 16 ans, elle prévient aussi que le consentement tacite est retiré : sans attestation enregistrée, la fiche redevient « Consentement à attester ». Et un parent qui a aussi un compte d'encadrement doit retaper son mot de passe pour revenir de la vue enfant vers son compte.

Brancher le calendrier FFHB

Une fois en début de saison · 10 minutes

Les matchs à désigner, et ceux où jouent tes arbitres, viennent de la fédération. Deux usages, un même abonnement : Désignations (le club attend des arbitres sur ces matchs) ou Calendrier (ces matchs servent à savoir quand un arbitre joue).

1. Matchs → Abonnements FFHB → + Importer depuis la FFHB. Tape le nom du club (3 lettres au moins), Rechercher, puis choisis-le dans Choisir le club.
2. Une ligne par équipe : catégorie, genre et la case Attend des désignations, cochée par défaut. Décoche-la pour une équipe dont le club ne fournit pas les arbitres. Le filtre Domicile · Extérieur · Tous vaut pour les matchs importés.
3. N abonnement(s) → Tout créer. Puis rouvre l'assistant pour les autres équipes du club : Suivre les N équipes du club pour leur calendrier les prend toutes en calendrier seulement, domicile et extérieur, en ignorant les cases. Les équipes déjà suivies ne sont pas retouchées.
4. À Import terminé, Activer la veille quotidienne : chaque nuit, l'appli relit les compétitions du club et t'écrit s'il en paraît une nouvelle. Rien n'est importé sans toi.

Chaque abonnement se lit sur sa carte : Désignations ou Calendrier, et → Calendrier / → Désignations pour changer d'avis. Les matchs se resynchronisent seuls, chaque jour ; Resynchroniser force une mise à jour.

Adapter la grille d'observation

Si HandAmateur l'a activée pour ton club · rien à faire pour commencer

La grille fédérale convient telle quelle. La carte Grille d'observation n'apparaît dans Administration que si la personnalisation a été ouverte pour le club ; sinon l'écran dit qu'elle « n'est pas activée ».

1. Choisis un Niveau, ou Tous les niveaux (modif globale) pour agir sur chaque niveau qui contient l'item.
2. Pour chaque item : Évalué, Solo only ou Désactivé ; Qualificatifs pour renommer les trois appréciations ; Événements pour les événements de capture live rattachés.
3. Sur un niveau précis, Sections de la fiche : Saison suit le réglage fédéral, Afficher et Masquer le remplacent pour le club.

Les items verrouillés restent en lecture seule, et la personnalisation vaut pour la saison affichée. À la saison suivante, elle est reconduite seule : une tâche quotidienne la recopie sur la nouvelle saison, parfois jusqu'à 24 h après le 15 juillet, sans jamais écraser un réglage déjà posé. Pour la fiche elle-même, voir Évaluer un arbitre.