La vie d'équipe : des dispos au retour du match, avec les familles.

Ouvrir l'espace famille du club

Avant tout le reste · une fois pour le club

L'espace famille s'active sur demande, club par club. Tant qu'il n'est pas ouvert, rien de ce guide n'apparaît dans CoachBox, et l'appli reste celle que tes coachs connaissent.

1. Pour l'ouvrir dans ton club : demande-le-moi, par le formulaire de contact. Il s'ouvre pour tout le club d'un coup : chaque équipe invite ensuite ses familles quand elle est prête.
2. Une fois ouvert, les entrées apparaissent : l'onglet Familles de la fiche de chaque équipe ; dans Licenciés, sous le nom de chaque équipe, Familles, Dispos, Annonces, Tâches et Conducteurs ; dans la Composition et dans Préparer le match, Convocation, Table de marque et Déplacement ; dans Évaluations, Auto-évaluations.
3. Une page de l'espace famille ouverte par son adresse alors qu'il est fermé dit « L'espace famille n'est pas ouvert dans ton club. »

Refermer met en sommeil, n'efface rien. Comptes, réponses, convocations, annonces et trajets restent, et tout revient à la réouverture. Pendant ce temps, plus rien ne part aux familles, et leurs comptes ne se connectent plus. Ce qui attendait d'être envoyé est abandonné, pour ne pas envoyer de vieux messages au réveil.

Inviter les familles

En début de saison · fiche de l'équipe → onglet Familles (aussi Licenciés → Familles, sous le nom de l'équipe)

1. En tête, trois compteurs : espaces actifs, invitations en cours, sans accès. Puis la règle : « Avant 15 ans (ou sans date de naissance), l'invitation part au parent, qui active l'espace de son enfant. Dès 15 ans, la joueuse active le sien, et ses parents rattachés voient tout ce qu'elle voit jusqu'à ses 18 ans. » Et des filtres, chacun avec son nombre : Toutes, Sans compte, Invitations en cours, Expirées, Actives.
2. Une ligne par fiche, avec son état : Actif, Invitée, Invitation expirée, À inviter, Sans e-mail ou À traiter. Dessous, ce que l'appli sait : Son propre e-mail est connu, E-mail du parent connu, Aucun e-mail sur la fiche… Une invitation en cours dit qui, quand et à quel e-mail : Parent invité le 14 oct. 2026 · …, ou Lien remis à la main le ….
3. Une fiche À inviter s'invite de deux façons. Envoyer par e-mail : l'invitation part à l'e-mail affiché (Invitation du parent : …). Copier le lien : un lien neuf de 14 jours, dans un message prêt (Lien d’invitation, Copier ou Partager) que tu envoies toi-même, par WhatsApp ou SMS : « Envoie-le à la famille : CoachBox n’envoie rien. » Aucun e-mail ne part alors, et la ligne dit Lien remis à la main le ….
4. Une fiche Sans e-mail : Ajouter, puis l'e-mail et, pour un parent, son prénom et son nom. Un e-mail faux : Autre e-mail.
5. Sans réponse : Relancer envoie un lien neuf par e-mail, deux jours après l'invitation ou une fois le lien expiré. Avant, la ligne le dit : Relance par e-mail possible à partir du …. Copier le lien reste possible à tout moment, après confirmation : « Fabriquer un nouveau lien ? », « Le lien envoyé le … ne marchera plus. », Nouveau lien ou Garder l’ancien.
6. Pour toute l'équipe d'un coup, au-dessus de la liste : Inviter les N familles prêtes et Relancer les N invitations sans réponse. Le pied le rappelle : « Rien ne part sans ton geste. »
7. Le bilan s'affiche en haut : N invitations envoyées, N invitations en attente d’envoi, N comptes déjà actifs, rattachés, N e-mails qui ne peuvent rien recevoir, N envois en échec : réessaie plus tard.

Deux sœurs, un e-mail : la ligne dit E-mail partagé avec …, et « Cet e-mail devient un compte parent, rattaché à ces fiches. Il bascule de l’une à l’autre. » Une ligne À traiter dit pourquoi : Pas de licence sur la fiche, A déjà un compte du club, E-mail déjà pris par un autre compte, E-mail partagé : à traiter à la main, Deux parents déjà rattachés.

« En attente d'envoi » sur une invitation (Parent invité le 16 oct. 2026, en attente d’envoi) : l'invitation existe, son courrier attend son tour. Les applis HandAmateur partagent un nombre de courriers par jour, et les invitations passent après les envois urgents. Il part de lui-même à une passe suivante : rien à refaire. S'il n'a pas pu partir avant la fin de validité du lien, il est abandonné sans message, et la fiche repasse À inviter : invite-la de nouveau, ou Copier le lien pour ne pas attendre.

Les groupes WhatsApp de l'équipe, sous la liste : colle le lien d'invitation du Groupe des parents et du Groupe des joueuses (« Dans WhatsApp : infos du groupe, puis « Inviter via un lien ». »). Les familles le retrouvent en activant leur compte et dans Mon compte ; le groupe des joueuses n'est montré qu'à partir de 13 ans, l'âge minimum de WhatsApp. CoachBox n'envoie rien sur WhatsApp.

Les familles ont leur guide : l'espace famille, avec une affiche à leur transmettre au moment des invitations.

La fiche : parents rattachés et autorisation de transport

Fiche de la joueuse → onglet Infos → Comptes famille

1. Compte de la joueuse : son état (Actif, Invitation en attente d’envoi, Invitation expirée…). Parents rattachés : deux au plus. « Seul le club rattache un parent. La joueuse voit qui est rattaché à son espace. »
2. Inviter un parent. Il est peut-être déjà au club : Déjà au club ? Cherche par son nom trouve les membres du staff, les joueuses et joueurs majeurs, les parents d'autres enfants et les licenciés majeurs sans compte. Chaque nom dit ce qui se passera : « Compte actif : rattaché tout de suite, sans courrier. », « Compte du club sans accès à l'app : rattaché sans courrier, l'admin lui ouvre l'accès. », « Une invitation part à son e-mail. », ou pourquoi non. Choisis-le, puis Rattacher ou Envoyer l’invitation.
3. Personne à ce nom : Prénom du parent, Nom, E-mail, puis Envoyer l’invitation : « Le lien vaut 14 jours. Un e-mail déjà connu rattache le compte existant, sans nouveau courrier s’il est actif. »
4. Retirer un parent : il n'a plus accès à l'espace dès sa prochaine action. Son compte reste, et les coachs peuvent le rattacher de nouveau.
5. Autorisation de transport · 2026-2027 : « À cocher ici quand la famille a rendu un papier signé. Les parents la donnent aussi depuis leur espace. » L'historique dit qui l'a donnée, et quand. Sans elle, une mineure ne monte que dans la voiture d'un de ses parents (étape 9).

Un coach, une joueuse sénior, un parent d'une autre équipe : un seul compte, qui garde son rôle et suit aussi son enfant. Une joueuse ou un joueur majeur peut être parent ; une mineure jamais (« Un parent rattaché doit être majeur : sa fiche ne le montre pas (date de naissance à renseigner). »). Un membre du staff sans accès à l'app ne reçoit pas de lien : c'est l'admin du club qui lui ouvre l'accès, et il retrouve alors son enfant.

Demander les dispos d'un match

Le samedi d'avant, ou quand tu veux · Licenciés → Dispos, ou Dispos dans la Composition du match

1. Demander, en haut de l'écran : la feuille Demander les dispos s'ouvre. Choisis l'Événement et l'échéance (Réponse avant) : « Échéance proposée : le lundi qui précède, à 20 h. » Puis Envoyer la demande : « Les familles reçoivent la demande tout de suite en notification (l’e-mail peut partir plus tard) », puis la relance.
2. Plus court : sur la colonne d'un match, Demander les dispos de ce match.
3. Partie, la demande ouvre d'elle-même le Message pour le groupe : « C’est parti dans l’app. Pour celles et ceux qui lisent surtout le groupe WhatsApp, copie ou partage ce message : CoachBox n’envoie rien sur WhatsApp. »
4. Pour ne plus y penser : coche « Demander automatiquement les dispos des matchs à J-7 », sous la grille. La demande part seule, sept jours avant chaque match, et jamais entre 21 h et 8 h.

Une seule relance automatique, 24 h avant l'échéance, aux seules familles qui n'ont pas répondu. Douze heures avant l'échéance, s'il manque encore des réponses, tu reçois une notification, N sans réponse · sam. 14 nov. : elle ouvre la grille et le message pour le groupe, les sans-réponse déjà nommés. Le réglage est dans Mon profil, notifications : Relancer dans le groupe. Pas de demande sur un match déjà convoqué : la convocation la remplace (étape 6).

Les entraînements, eux, ne se demandent pas : « À l’entraînement, le silence vaut présence. Demande une réponse seulement pour une séance particulière (stage, séance délocalisée). » Une absence annoncée par la famille arrive sur la feuille d'appel, Absence annoncée · … avec son motif : elle ne compte qu'une fois confirmée, d'un appui sur Excusée ou par Toutes présentes. La feuille d'appel : les entraînements.

Lire les dispos, relancer

Toute la semaine · Dispos

1. Une ligne par joueuse, une colonne par match et par entraînement des deux semaines. Une coche : présente ; une croix : absente ; ? : sans réponse ; BLES. ou SUSP. d'après la fiche. Un point collé à la coche ou à la croix : répondu par un parent. La coche pâle des entraînements : « entraînement : présente sauf absence annoncée ».
2. Touche l'en-tête d'une colonne : la carte du haut compte les présentes, les absentes, les sans réponse. Ouverte depuis la Composition, la grille est déjà centrée sur ce match.
3. Relancer les N sans-réponse : une relance de plus, que tu décides, même après la relance automatique. C'est ton geste : les heures calmes ne la retiennent pas. « Une relance attend 8 h pour partir. » signale une relance automatique retenue par la nuit.
4. Une famille t'a répondu au téléphone ? Touche sa case : Répondre pour …, présente ou absente, Un mot. « La matrice dira que c’est toi qui as répondu. »
5. Une joueuse dont aucune famille n'a de compte, ou qu'aucun canal n'atteint, porte injoignable ; la carte du haut les regroupe, « N joueuses injoignables : à contacter autrement ».

« Message pour le groupe », sur les dispos, la convocation et le déplacement : « Un texte prêt à coller dans le groupe de l’équipe. Modifie-le si besoin : CoachBox n’envoie rien. » Copier ou Partager. Ici, la case Nommer les sans-réponse (N) ajoute les prénoms. Il s'ouvre aussi de lui-même juste après l'envoi d'une demande, d'une convocation ou de ses changements, et l'annulation d'une séance. Tant que toutes les familles n'ont pas leur espace, c'est le moyen de toucher tout le monde.

Composer, puis convoquer

Après l'échéance · Composition du match → Convocation (aussi dans Préparer le match)

1. La compo se fait comme avant, dans la Composition ou Préparer le match, avertissements du brûlage compris. Chaque ligne rappelle la dispo connue : Dispo · … avec son mot, Absence annoncée · … avec son motif. En tête, N dans la compo : personne n'est encore convoqué.
2. Convocation : l'écran lit la compo. Compo de 13 joueuses avec une coche : c'est la compo relue au serveur, celle qui partira. Une compo modifiée sur cet appareil et pas encore partie le dit ; une compo vide, aussi : « La compo est vide : coche les joueuses retenues dans la Compo avant de convoquer. »
3. Rendez-vous (proposé 45 minutes avant le match), Lieu dans la liste ou Autre lieu…, et Ton mot. Ils restent sur l'appareil tant que tu n'envoies pas.
4. Ce qui va partir : combien recevront une Notification dans l’app, qui ne recevra qu'un e-mail (E-mail seulement · …, pas d’app), qui est Injoignables et pourquoi (aucun compte famille, ou ni e-mail ni notification). Puis Non retenues : rien ne part : « Leur agenda dira « pas convoquée pour ce match ». C’est à toi de leur en parler. »
5. Dispo, pas dans la compo : celles qui avaient dit « Je serai là » et que tu ne prends pas, avec leur compte de la saison (« dispo et non retenue 5 fois cette saison »). Un constat, pas une alerte : le choix reste le tien.
6. Envoyer la convocation. « Convocation envoyée. », et le message pour le groupe s'ouvre, prêt à coller. Hors ligne, l'écran compose quand même : « Hors ligne, l’envoi attend le réseau et part tout seul. »

Par quel canal : une notification quand la famille a l'app et ses notifications activées, sinon un e-mail. Les deux ne partent pas ensemble. Une famille sans compte, ou que rien n'atteint, est à prévenir autrement : l'écran la nomme avant l'envoi.

Après l'envoi : suivre, changer, retirer

Jusqu'au match · Convocation

1. Sous le titre : vues, confirmées, « je ne peux plus ». En bas, Convoquées · N : chaque convoquée et son badge, À confirmer, Confirmée ou Ne vient plus, avec qui a répondu et son mot.
2. Dans la Composition et dans Préparer le match, chaque convoquée porte désormais l'état de sa convocation à la place de sa dispo : À confirmer, Confirmée ou Ne vient plus (« Réponse à la convocation » au survol). Une pastille Retour à confirmer à côté est autre chose : le statut de la fiche, quand la date de retour prévue d'une blessure ou d'une suspension est passée. Avant l'envoi, c'est la dispo qui s'y affiche.
3. Un « Je ne peux plus » t'arrive aussitôt, à toi qui as envoyé et aux coachs éditeurs de l'équipe : en notification, ou par e-mail si tu n'as aucun appareil abonné aux notifications (CoachBox — Virginie ne peut plus venir · dim. 18 oct.). Une absence que la famille déclare sur une période qui couvre le match vaut « Je ne peux plus », avec son motif. Si elle avait une place dans une voiture, sa place se libère et le conducteur est prévenu (étape 9).
4. Tu changes la compo, l'heure, le lieu ou ton mot ? L'écran le dit, 1 changement depuis l’envoi, avec le détail et ce qui partira : « Rien n’est parti : toutes les convoquées recevront le changement. » Une joueuse retirée recevra un retrait, une ajoutée sa convocation. Si la retirée avait une place dans une voiture, elle se libère à l'envoi et le conducteur est prévenu (étape 9). Envoyer les changements.
5. Le match change de jour, d'heure ou de salle (par la fédération ou par toi) : les familles des convoquées reçoivent un avis, et l'écran le compte parmi les changements (« le match a changé de jour, d’heure ou de salle »). Un match que tu supprimes prévient aussi les convoquées : la confirmation le dit, « Les joueuses et les familles qui ont un compte seront prévenues. » (pour une équipe masculine, « Les joueurs et les familles qui ont un compte seront prévenus. »)
6. Annonce aux convoquées pour un mot de plus, Message pour le groupe pour le groupe de l'équipe (Convocation, Changement ou Annulation).

Rien ne part tout seul après l'envoi. Tant que tu n'as pas touché Envoyer les changements, les familles gardent la convocation qu'elles ont reçue. Et une fois la convocation partie, elle remplace la dispo pour toute l'équipe : la grille le dit, « Convocation envoyée : les familles la confirment, les dispos de ce match ne se demandent plus. »

La veille, dès midi, une seule relance aux convoquées qui n'ont pas confirmé. Ton récap du matin compte les convocations non confirmées : Mon profil, notifications, Convocations non confirmées.

Le bilan de la saison : dispo et non retenues

Quand tu veux · Dispos → Bilan de la saison : dispo et non retenues

1. Par joueuse : les matchs où elle était Dispo, où elle a été Convoquée, et ceux où elle était dispo mais Non retenue, avec la série en cours (« Non retenue les 6 derniers matchs où elle était dispo »).
2. Ce qui compte comme dispo : « la famille a répondu « Je serai là » avant l’envoi de la convocation. Une fiche sans réponse ne compte pas, ni une réponse donnée après l’envoi ou saisie par le staff. »

Pour le staff seulement, et jamais une alerte : un constat pour parler avec la joueuse avant qu'elle ne décroche. Le même compte s'affiche sur la convocation (étape 5). Lu au serveur à chaque ouverture : « Bilan indisponible hors ligne. »

La table de marque d'un match à domicile

Dans la semaine · Composition ou Préparer le match → Table de marque

1. Les rôles : Secrétaire et Chronométreur, À pourvoir tant que personne n'est proposé ; Tuteur de table, Facultatif, « Utile si un jeune officiel tient la table ».
2. Choisir sur un rôle : les candidats sont les officiels de table de la liste du club et les volontaires des familles de l'équipe, tous nommés « Prénom N. », comme sur la convocation (Parent volontaire, Joueuse volontaire, marquée mineure quand sa majorité n'est pas prouvée). Chacun dit s'il est libre, déjà à cette table, ou déjà pris sur un autre match, et injoignable quand rien ne l'atteint (à prévenir autrement). Proposer.
3. La personne reçoit la proposition et répond : Proposé, puis Confirmé ou Décliné. Remplacer ou Retirer tant que le match n'est pas passé.
4. Un autre match à domicile en même temps : « Autre match à domicile en même temps : … Ses officiels sont signalés ci-dessous. » « Les officiels viennent de la liste du club (ClubDesk). Tu ne vois de l’autre match que sa catégorie, son heure et sa salle. »
5. Admin : la case « Le club demande un responsable de salle à chaque match à domicile » ajoute ce rôle à toutes les équipes.

Un officiel sans compte reçoit un e-mail avec un lien : Je confirme ou Je ne peux pas. « Ce lien sert une seule fois. Tu n’as pas besoin de compte pour tenir une table. » À l'extérieur, rien à faire : « Match à l’extérieur : la table est tenue par le club qui reçoit. »

Le déplacement : les familles réservent, tu places

Dès la convocation partie · Composition ou Préparer le match → Déplacement

1. Par sens, le chiffre qui compte : Aller · départ 07:40, Retour · vers 12:00, et il manque N places (les convoquées à placer moins les places offertes). Le départ et le retour sont proposés d'après le rendez-vous et la durée du match.
2. À placer · aller : Placer met une joueuse dans une voiture qui a de la place. Les familles, elles, réservent depuis leur espace : « Les familles réservent elles-mêmes ; tu peux placer une joueuse. »
3. SANS AUTORISATION : une mineure sans autorisation de transport pour la saison ne monte que dans la voiture d'un de ses parents, même placée par toi. L'écran le résume une fois par sens et te dit quand appeler la famille. Une fiche sans date de naissance est comptée mineure : renseigne la date sur la fiche.
4. Prévenir les familles : il manque N places : une alerte à toutes les familles des convoquées. C'est ton geste : les heures calmes ne la retiennent pas. Sans toi, la même alerte part seule la veille et trois jours avant, dès 18 h, s'il manque encore des places. « Familles prévenues le … » le garde en mémoire.
5. J’offre des places pour ta voiture ; Points de rendez-vous du club pour ajouter un lieu de départ : « Un lieu public (parking, gare), jamais une adresse personnelle. » Si tu partages ton numéro, les familles de tes passagères voient Appeler et WhatsApp, jusqu'au lendemain du match.

Pas de déplacement sans convocation : « La convocation n’est pas encore partie : personne n’est « à placer » tant qu’elle n’est pas envoyée. Les voitures, elles, peuvent déjà s’offrir. » Un match joué chez nous, ou dans une salle inconnue, n'a ni chiffre ni liste : seulement J’offre des places, qui ouvre le covoiturage si l'équipe se déplace quand même.

Une passagère qui dit « Je ne peux plus » : sa place dans la voiture se libère toute seule, et le conducteur reçoit un avis, « Virginie M. ne vient plus : une place se libère » (en notification, sinon par e-mail, jamais entre 21 h et 8 h, et sans son mot). Si elle confirme de nouveau ensuite, elle redevient à placer. Une passagère que tu retires de la convocation, pareil : dès l'envoi des changements, sa place se libère et le conducteur reçoit le même avis, jamais entre 21 h et 8 h non plus. Si tu la reconvoques, elle redevient à placer : sa place ne revient pas d'elle-même. Seule une place prise par une joueuse que la convocation n'a pas retenue reste dans la voiture, marquée « (ne vient plus) » : Retirer … la libère, après confirmation.

Les annonces : un message court, et qui l'a lu

Quand il faut · Licenciés → Annonces, ou Annonce aux convoquées depuis la convocation

1. « Un message court aux familles : pas de réponse ni de fil. » Nouvelle annonce, puis À qui : Toute l’équipe (l'écran dit combien ont un compte famille), Les convoquées d’un match, ou Choisir des joueuses. L'admin a en plus « Tout le club : les familles des équipes actives qui ont un compte dans CoachBox ».
2. Ton message, puis Envoyer l’annonce. Une annonce est un geste de ta part : les heures calmes ne la retiennent pas. « La notification part tout de suite ; qui ne l’a pas activée le reçoit par e-mail, parfois plus tard. »
3. Sur chaque annonce, lu par N sur M, compté par joueuse (elle ou un de ses parents l'a ouverte) ; Pas encore lu (N) déplie les noms, et signale celles qui n'ont aucun compte famille. Les annonces du club pour ton équipe s'affichent dessous.
4. Partager, sur chaque annonce : son texte et où la retrouver, pour le groupe de l'équipe.

Après le match, sur sa feuille : Résultat pour le groupe, le score et la mi-temps, sans aucun nom de joueuse (le message peut circuler hors du groupe). À côté, Partager reste le lien public du match.

Pas de réponse possible : « pour « qui vient ? » et « qui conduit ? », les dispos et le covoiturage sont là. » Une annonce compte qui l'a lue ; un message pour le groupe, lui, ne part pas de CoachBox : tu le copies.

Les tâches d'équipe : goûter, maillots, buvette

En début de saison, puis à chaque match · Licenciés → Tâches

1. La liste de l’équipe : ajoute une proposition (+ Goûter, + Lavage des maillots, + Buvette) ou ta tâche (Autre tâche (ex. : arbitrage des plus jeunes), case Seulement à domicile), puis Ajouter. Retirer de la liste la range dans Retirées de la liste, d'où Remettre la ramène.
2. Prochains matchs : pour chaque tâche, qui s'en occupe, (prise par la famille) ou (attribuée), sinon Libre. « Les familles prennent elles-mêmes les tâches depuis leur espace, comme une place de covoiturage. »
3. Personne ? Attribuer à… et choisis une famille : elle est prévenue. Retirer rend la tâche libre, sans rien envoyer à la famille.

La veille, dès 18 h, un rappel à qui tient la tâche du match.

Partager une évaluation, ouvrir une auto-évaluation

Quand une évaluation est finalisée · Évaluations

1. Sur une évaluation finalisée, le bloc Partager avec la joueuse : « Partagée, l’évaluation apparaît dans l’espace de la joueuse et de ses parents : la grille, les points forts et les pistes de progrès. Le commentaire général reste réservé au staff, sauf si tu coches la seconde case. » Coche Partager avec la joueuse, et si tu veux Commentaire visible par la joueuse. « Partagée : la joueuse et ses parents sont prévenus. »
2. Évaluations → Auto-évaluations : l'équipe se situe elle-même sur la grille de sa catégorie. Un Nom (« Mi-saison »), une Échéance, puis Ouvrir et prévenir les familles. Chacune la remplit avant l'échéance ; le parent la remplit avec une enfant qui n'a pas son propre compte. Une seule relance, la veille de l'échéance.
3. Côte à côte liste les réponses ; Comparer met l'auto-évaluation à côté de ton évaluation. Clore arrête les réponses : celles reçues restent.

Les évaluations de tout le staff : sur la fiche compétences d'une joueuse de ton équipe, tu vois aussi celles des autres coachs, chacune précédée de son auteur, Par … ·. Celles des joueuses des autres équipes, non.

Une évaluation se partage une fois finalisée, et jamais depuis une session de support. Ce que la joueuse en voit : l'espace famille.

Remercier les familles qui conduisent

Quand tu veux · Licenciés → Conducteurs, ou Les familles qui conduisent depuis un déplacement

1. Les familles qui conduisent, « staff seulement » : par conducteur, ses enfants, ses Trajets, ses passagères et ses kilomètres. Équipe pour filtrer, Trier par pour classer.
2. « N familles n’ont pas encore conduit cette saison. » Voir les nomme.
3. Exporter pour la fin de saison (CSV), pour un tableur.

Ce qui compte : « Un trajet compte s’il a emmené quelqu’un de l’équipe à un match joué. Les familles ne voient que leur propre compteur. » Un coach voit les équipes dont il est éditeur, l'admin tout le club ; un observateur, rien : « Réservé aux coachs éditeurs de l’équipe. »